I. Definition Personalcontrolling
Beim Personalcontrolling geht es darum, die strategisch wichtigen Bereiche des Personalmanagements zentral zu planen, zu überwachen und zu kontrollieren. Das Ziel des Personalcontrollings ist es, die Qualität der Personalarbeit zu verbessern, die Kosten im geeigneten Rahmen zu halten und die daraus resultierenden Vorteile in Form von steigenden Gewinnen und Produktivitätszuwächsen zu erzielen.
Hierzu müssen vor allem betriebswirtschaftliche Verfahren angewendet werden, wie beispielsweise Planung, Kontrolle, Steuerung, Steuergrundsätze, Richtlinien, Budgetierung und Reporting. Zudem schließt das Personalcontrolling auch eine Analyse des Mitarbeiterverhaltens oder des Marktes ein.
Die Methoden können ebenfalls variieren und beispielsweise auf Branchen- und Unternehmensumstände, -ziele und -bedürfnisse abgestimmt werden. Insbesondere bei der Auswertung der Mitarbeiterleistung und der Umsetzung geeigneter Maßnahmen, kann ein effizientes Personalcontrolling helfen, um ein hohes Maß an Qualität, Motivation und Effektivität bei den Mitarbeitern zu erhalten und voranzutreiben.
Das Personalcontrolling umfasst auch die Berücksichtigung von Veränderungen bei den Rahmenbedingungen, die dem Unternehmen gesetzt sind, wie beispielsweise der demografische Wandel, neue technologische Entwicklungen, Arbeitsmarkttrends und Gesetzesänderungen. Auch die Möglichkeit der Personalentwicklung kann hierbei eine Rolle spielen. Ein Unternehmen muss sich stets an die neuen Anforderungen anpassen und einen Plan entwickeln, wie es diese meistern und sich weiterentwickeln kann. Hierfür ist ein funktionierendes Personalcontrolling unerlässlich.
Das Personalcontrolling hilft dabei, auf mögliche Risiken zu reagieren und auf Veränderungen zu reagieren, die eine Anpassung der Personalarbeit erfordern. Es kann auch dazu beitragen, die Kosten zu senken und die Effizienz des Unternehmens zu steigern. Auch die Entwicklung neuer Strategien, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen, kann durch ein Personalcontrolling unterstützt werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass es Unternehmen ermöglicht, die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter besser zu nutzen, indem ihre Stärken und Schwächen identifiziert werden. Dadurch können sie ihre Produktivität und Leistung steigern.
Durch die Kombination dieser verschiedenen Elemente kann ein Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen, indem es seine Kosten senkt und die Produktivität steigert. Es wird in der Lage sein, schneller auf Veränderungen und neue Anforderungen zu reagieren und sich an die sich ständig verändernden Bedingungen anzupassen. Damit bleibt das Unternehmen konkurrenzfähig und kann langfristig erfolgreich sein.
II. Checkliste zur Umsetzung des Personalcontrollings
Der erste Schritt zur erfolgreichen Umsetzung des Personalcontrollings besteht darin, alle Bestandteile zu identifizieren und zu strukturieren.
1. Definieren Sie die strategischen Entscheidungskriterien, z. B. Financials, Organisation, Personalwesen und Systeme.
2. Machen Sie sich mit den aktuellen Verfahren, Audits und Berichten vertraut, die bereits vorhanden sind.
3. In einem nächsten Schritt sollten Sie Ihre Organisationsstruktur anhand aller Abteilungen, Positionen und Verantwortlichkeiten definieren.
4. Erstellen Sie einen Plan mit den konkreten Zielen und Zielgrößen sowie den dafür benötigten Maßnahmen.
5. Definieren Sie zudem die zu verwendenden Analyse- und Berichtsformen sowie die wesentlichen Indikatoren, um den Status des Personalcontrollings zu überprüfen.
6. Erarbeiten Sie ein Budget, mit dem die anfallenden Kosten abgedeckt werden.
7. Schließlich ist es wichtig, dass Sie ein zentrales Retrieval-System mit entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen erstellen, mit dem alle Informationen und Berichte überprüft werden können.
III. Aufgaben und KPIs im Personalcontrolling
Im Personalcontrolling steht die Weiterentwicklung des Unternehmens durch die stetige Verbesserung der Mitarbeiterleistung im Vordergrund. Dafür müssen einerseits die nötigen Rahmenbedingungen geschaffen werden, um effektive Arbeitsprozesse zu ermöglichen und andererseits warktive Maßnahmen durchgeführt werden, um den Erfolg sicherzustellen.
Daher sind die folgenden Aufgaben des Personalcontrollings zentral und zudem in Rückkopplung mit den unterschiedlichen KPIs (engl. Key Performance Indicators) verbunden:
• Erstellen von Prognosen über die personelle Entwicklung, um den für das Unternehmen notwendigen Personaleinsatz sicherzustellen
• Definition, Optimierung und Implementierung nötiger Prozesse, Systeme und Strukturen
• Ermittlung von Trends bei den Mitarbeitern im Hinblick auf Verhalten, Leistung und Gehalt
• Messung der Arbeitgeberattraktivität und -effizienz
• Messung der Kosten und geeigneter Kosteneinsparungen
• Entwicklung, Aufbau und Führung von Teams und Abteilungen
• Verwaltung und Kontrolle der Personalkennzahlen.
Für jeder dieser Aufgaben müssen geeignete KPIs definiert werden, die als Grundlage für die Erfassung und Auswertung der Ergebnisse fungieren. Dazu können beispielsweise die Umsatzwachstumsrate oder die Mitarbeiterfluktuation zählen.
IV. Fazit
Um effiziente Ergebnisse zu erzielen, ist das Personalcontrolling ein wichtiges Instrument im Bereich des Personalwesens. Die genannten Aufgaben und KPIs des Personalcontrollings sind essentiell und bieten eine solide Grundlage, um ein Unternehmen erfolgreich zu steuern und zu kontrollieren. Dabei ist es vor allem wichtig, dass die entsprechenden Planungsinstrumente jederzeit aktualisiert werden und ein immer wiederkehrendes Review der Statusbeurteilung sichergestellt ist. Erst so ist ein effektives Personalcontrolling möglich, welches eine leistungsfähige Grundlage für ein erfolgreiches Unternehmen darstellt.
